做一名合格的会议分享者

原文转载自 「Rebornix」 (http://www.rebornix.com/work/2019/11/12/BetterScreenSharing/)

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从我工作的第一天开始,所在的团队就在践行 Scrum 的工作模式。 由于每天都有 scrum meeting,我已经在会议上做过几百次内容分享,听过的分享更是不计其数。

如果说我只能从这些分享中总结出一个有用的经验的话,那就是:“首先,我们要努力做一个合格的分享者”。

一个好的分享,需要优质的内容,需要为听众准备好一个 setup,抛出要解决的问题,提出方案,层层推进,引发他人的思考,鼓励参与讨论。做一个合格的分享,就简单得多了。你只要保证与会人员能够看得懂你的分享,并且能够流畅地看完你的分享。

但遗憾的是,越简单的事情越难做好。很多人因为反复在几个小细节上犯错误,导致自己的分享总是状况不断。今天这篇文章就是要讲讲在会议上进行分享前, 你应该花一分钟时间做好的几个准备工作。

当你进入到会议(会议室或者在线会议)时,你通常会遇到以下问题:

Accessibility

看到这个词的时候,估计你已经在思考残障人士了,但是请先等一下。很多分享如此不 accessible,甚至连身体健全的人都没法参与其中。在你开始分享桌面,或者把 HDMI 接口插入到你的电脑上时,就应该开始考虑 Accessibility 了。

首先看看投影仪投射出来的效果,分辨率是否合适。很多人滔滔不绝讲了半天,其他人才找到机会插一句嘴 “同学能把字调大点吗?”。如果你是远程参与会议,请务必问一问会议室里的其他人员。

如果你的分享不只是幻灯片,那么其他人有大概率看到你的电脑桌面。开始分享前,看看桌面上是否有不合时宜的文件。最佳实践当然是桌面上啥都不要有。

最后,即使所有与会人员都是 Dark Mode 的重度爱好者,在使用投影仪投射内容时,Dark Mode 也几乎是灾难,极大降低了文字的易读性。建议切换至 Light Mode,操作系统和编辑器均是如此。

勿扰

开会过程中手机响起来这种事情,我觉得应该是小概率事件了。但除了手机,也请大家记得把电脑调节到勿扰模式勿扰模式需要能够避免以下干扰:

笔记本电脑断电。屏幕分享、尤其是在视频通话中分享屏幕,耗电量是非常大的,这个过程中电脑没电了,可就没救了。

锁屏。分享过程中如果夹杂着讨论,时间一长,屏幕可能就锁住了。

退出音乐、播客播放器。如果不小心误触播放键的话,希望你有个好的音乐品味。

关闭系统通知。我以前就看到过同事分享的过程中,收到了猎头的邮件回复,场面一度很尴尬。

语音清晰

由于人总是能够听到自己说话,我们常常忽视了别人接受到我们的声音的最终效果。这一点在远程会议时尤为明显。

如果你不能在安静的环境加入到在线会议中,那么一个专业的收声效果良好的麦克风就是必不可少的。否则其他人听到的背景音可能比你的声音还大。

如果你的讲话结束了,或者暂时停止了,记得关闭麦克风。很多人刚结束分享的时候都是一下子放松下来,然后开始干一些跟当前会议没什么太大关系的事情,这个时候麦克风还开着的话,那就只能祝福你没有自言自语的习惯了。


小结

怎么样,上面的这些建议是不是都非常简单?但你摸着良心告诉博主,有没有哪次你也遇到过上面说的问题?

文章开头的时候,我强调一个好的分享,是要为听众准备好一个 setup 的。这个 setup 的目的,就是帮助听众,直达你要分享的核心。无论是杂乱无中的电脑桌面、漆黑一片的编辑器、突然跳出的微信通知,都是在不停地分散听众的注意力。而听众的思绪一旦被打断,他们就可能忘记自己刚刚想问的问题,好不容易回想起来了,却发现你的幻灯片已经又往下走了两页了。

如果与会人员因为这些小细节的疏忽,没能及时准确地理解你分享的内容,他们会很容易对你产生一种不好的印象,那就是你的分享好像比较难懂,或者比较难以获得什么价值。一个流畅的,不被打扰的,“一镜到底”的分享,则会让与会者感到过瘾,这种印象一旦建立,就会让大家更愿意去倾听你的分享,从而提供有价值的反馈。

授人以渔,当然也要授人以鱼。这里介绍一下我在使用 macOS 时,是如何使用第三方工具,来规避上面列出的这些问题的。我主要使用的工具暂时有两个:

第一个是 One Switch,来自知名独立开发者图拉鼎。One Switch 是一个 macOS menubar 应用,能够一键切换各种系统功能。在下图中,左侧是我平时使用电脑时的状态,而在进入到一个会议前,我会切换到右侧

One Switch Settings

另一个应用就是 Shush。这个应用是我以前玩播客的时候买的,它能够帮助你一键控制麦克风,主要包含两个模式

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这个应用我主要在远程工作时使用。如果 One Switch 能够支持这个功能,那我不比再多开一个应用了。

文中提到的其他几点,比如避免笔记本断电、切换编辑器 Dark Mode、使用专业麦克风,并没有什么通用的解决方案,还望见谅 ;)

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