如何管理信息:P.A.R.A. 是什么及在 Notion中的应用

摘要转载自 「产品沉思录 ProdcutThinking」 ( mp.weixin.qq.com ) By 产品沉思录 ProductThinking

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先介绍一个词汇「Infovores · 食知动物」,用来形容那些强行给自己灌输无穷无尽的书籍、文章和课程,希望有东西能坚持下来,但最终一无所得的人。曾经我也是一只「食动物」,看了许多的书,但是最后却没有沉淀和记忆,丢到 Evernote 的文件再也没有阅读过。

而当遇到 Notion 之后发现传统的文件夹思路 + tag 的思维方式,已经不合适这种更加灵活强大的思维工具了。如何保证自己收集的信息和创造的内容,更好地被组织和管理,不至于沦为一个垃圾堆之后换另一个工具?这也敦促我去寻找新的管理方法,恰好遇到了 P.A.R.A 信息组织方法,或许他不是最好最完美的,但至少比没有框架时来说,已经是一个质的飞跃。

但在开始具体了解 P.A.R.A 之前, @George Hale 在「产品沉思录俱乐部」里分享的,对此类信息管理工具和方法的观点很值得先了解一下,因为这样才能让我们明白做这些事情的初衷和必要的条件。

事务和信息管理工具与方法(下统称“工具”),需要搞明白两个问题,

该工具的父级别或元级别工具类型的核心目的与原则(如 RoamResearch 源自 Zettelkasten,也就是slip-box )二是该工具设计初衷发生或者适合的场景(如GTD、GIST、OKR等) 

第二点会对第一点进行约束和有所侧重,虽然各种理论的鼓吹者都在试图让这些理论变得通用,但是不可否认人和人、企业和企业之间的差异是巨大的。所以每个工具适合的场景都会需要不同的目的和配套设施才能良好运行。

显然所有的事务和信息管理都是为了采用自然或非自然应对的方式,协助记忆、按部就班处理事务、清空大脑专注眼前、目标导向、可衡量可延续等,在slip-box的思路下,知识管理、持续精进是侧重点

下面是根据个人的理解和实战,结合 Notion 以及国内的环境,仅保留了作者最初的思想架构,对内容结构有比较大的调整,并补充了个人使用中发现的问题 —— 因为 P.A.R.A 只是一种指导思想而非操作指南,所以本文有大量内容涉及理念的讨论,具体的操作部分会相对简略 —— 许多时候我们很容易匆忙上马一个工具,而忽视了是否合适。所以理解工具背后的理念,根据理念来创造自己的方法,远比知道别人具体的操作更重要。


感谢产品沉思录俱乐部同学的贡献:(排名不分先后):@Isabella zhang @Mona Chang @George Hale @miko gao @YaoXing Liu @wuxixinyu L


版本:2020年06月01日 第一版




P.A.R.A 的起源

P.A.R.A 的作者是 Tiago Forte[1] ,是世界上最著名的生产力专家之一。他通过自己的项目在全世界教育了2万多人,并撰写和演讲技术如何帮助知识工作者彻底改变他们的个人效率。Tiago的在线课程《打造第二大脑》( Building a Second Brain[2] )已经有来自70多个国家的1000多名学生参加了该课程。

时至今日,信息管理软件越来越多,信息管理方法也越来越多,但双方却很少是一群人发明的。想象一下完美的信息组织系统。它能有效的支持你的当下和未来的工作,告诉你信息都被放在了哪里,以及当你需要的时候就能快速找到,并且不会被工具所束缚。 所以这个系统必须满足以下条件

通用的(universal):包含来自任何来源的任何种类的信息,并且能跨平台兼容不同时代的信息管理工具。灵活的(flexible):能够与你之前的任何项目或活动所兼容,并且能兼顾未来的拓展性简单的(simple): 不需要任何耗时的维护、编目、标记或重组,只需最低限度的维护、编目、标记或重组即可可操作(actionable):与任务管理和项目管理方法的无缝集成结果导向(outcome-oriented):构建信息的结构,以便能交付有价值工作模块化(modular):根据当前任务的需要,允许隐藏或显示不同级别的细节机动性强(opportunistic):从好的方面来说,是利用已经完成的工作,而不是需要专门的管理时间


P.A.R.A 的含义与定义

图片源自 fortelabs.co,汉化@Isabella zhang



P.A.R.A. 是一种组织信息的思路,但并不是某种具体的规范和教条,其核心是「根据信息的可操作性程度,对信息进行聚焦或转移」 P.A.R.A. 是 项目(Project)、领域(Area)、资源(Resource)、 档案(Archive)的简称。这四个一级分类涵盖了你在工作和生活中可能遇到的所有类型的信息。下面是每个模块的定义,也是这套方法论的核心。⚠️⚠️因篇幅问题,该部分每个展开内容都比较多,请点击阅读全文浏览)

项目:具有明确的目标以及时间范围,是最小执行单位领域:你日常需要精进的领域(所以你需要为此负责)资源:你感兴趣的事情,也是支撑现在 Area 和将来 Area 的外部知识储备归档:沉寂的内容,但也许对未来有用缓存:快速的收集信息,减少判断的成本 (个人添加)

@George Hale 说道:如果要对信息或者工作寄托长久,有三点是必须遵循的,专注一些领域、步步为营和广泛吸收。可量化意味着明确的阶段性和边界,不可直接量化的领域“专家”是偏主观、自我感受和直觉。

其中Goal是贯穿始终的,Area的持续精进是最终目的,Project的选择和执行是阶可量化的段性目标,Resource是支撑二级的“Area“的资源、资料(外部的)。

围绕Area的精进,我们需要不断吸收外部的有效信息和进行阶段性的”创作“,而阶段性的创作需要的主题,可以是Area的拆分,也可以是基于Project的抽象和总结,但来源主要是通过实践(Project)和理论来进行的(即Resource,外部参考、经验、方法论)。


图片源自 fortelabs.co




聚焦项目与领域的关系

欧文 · 费雪在《利息理论》中一书说道:收入是一连串的事件。其实对应到人生中也是如此,我们的一生中由许多事件构成。

只是对于大多数人来说,他们其实并没有一个关于自己生活和工作的完整的项目清单。但是他们却会告诉你,有太多的事情要做。当这样忙忙碌碌多年以后,其实发现自己可能做了许多事,但是却「样样稀松」。这就是只有项目,而缺乏领域聚焦带来的问题。

图片源自 fortelabs.co,汉化@Isabella zhang

创建一个清晰的项目清单,能让你知道你的能力边界。而一旦界定了边界,你就可以有意识地、战略性地决定做或者不做,如何弥补还是尽快放弃。 只是大多数人搞不清楚项目和领域的区别,看看图片中的例子,这个列表中没有一项是项目。假期有结束的时候吗?有没有这样一个时刻,你可以一劳永逸地把“效率”从你的清单上划掉?不 —— 这些是正在进行的领域,而不是项目。

这就是问题所在,当我们对项目定义不清晰的时候,它会带来以下的问题⚠️⚠️因篇幅问题,该部分内容较多无法展开,请点击阅读全文浏览)

1. 你对自己能承诺的边界一无所知2. 目前的努力和长期目标没有关联3. 你不知道你是否在朝着你的目标前进4. 项目和领域需要完全不同的思维方式


如何开始应用,及后期如何维护

0. 理清你的领域

Set your course by the stars, not by the lights of passing ships. —— Omar Bradley 按照星星,而不是按照过往船只的灯光设定航向。

你大可不必 20 岁就结婚,30 岁就进入中年危机,然后 40 岁就开始佛系养老。也大可不必按部就班的完成各种「别人」对你的安排。对领域的安排,更多的应该是你自己决定你想要在什么地方投入精力,而非别人的期盼 —— 除了你自己之外,没有人应该对你负责。

理清领域最难的地方在于,你要坦然面对自己的内心。[3]世俗的力量往往只能让我们在年轻的岁月时候看似不迷茫,但是过了中年之后就只能自己摸索,我们可以从上一代人身上看到他们退休后迷茫的样子 —— 如张潇雨的文章「人生总有一刻,我们会开始思考死亡」中提到的,虽然我们最终都会死亡,但是距离死亡还是有很长的而时间,你可以有两种方式来面对:一种是让自己和一些宏大的东西联系起来,比如写一本书,建立一家公司,研究一种美食,持续的帮助一些人;另一种是只关注当下,不考虑过去和未来。

如果你希望是以前者的姿态来面对人生,那么想清楚你想精进的领域,就非常重要了。我们罕有一些机会停下来问问自己想要成为什么样的人(而不是别人希望我们成为的人),那么可以把这件事当做一切的起点。你可以像投资一样来审视你的时间,然后思考你的投资策略(关于时间其实你能利用的不多,详见 Dead time & Live time[4] ) —— 是把鸡蛋放在一个篮子里还是放在多个篮子里?是追求收益最大化还是保本就行?记得时间和金钱唯一不同的是,没有任何「储蓄」的手段。

1. 先定义项目清单

图片源自 fortelabs.co

定义你的项目,否则他们会定义你。你会不断地被拉着、被推到别人的项目中去,你会发现,即使别人提出来帮你做你的项目,你也不知道该让他们从哪里下手。

这意味着,核心问题是定义你的项目,而工具只是一个解决手段。与其寻找 「一个万能的通用工具」,不如制定你的项目列表,然后将这个列表复制到你现在和将来使用的每一个工具上。这样你就可以在程序之间的过渡尽可能的无缝衔接。

试图根据每个程序的能力来适应不同的方案,会迫使大脑在每次切换程序时都要 “加载 “并记住不同的方案。这对学习可能更适合专业任务的新工具产生了摩擦,抑制了创新。

在上面的例子中,每个程序中的项目列表是相同的,可以进一步扩展到其他任何数量的程序。这样既发挥了每个程序的独特功能,又保持了项目层跨界面的统一性。P.A.R.A. 能兼顾两者:集中化的一致性,分散化的适应性。

2. 建立项目清单

如上面提到的,对于大多数人来说他们其实并没有一个关于自己的完整的项目清单。但是他们却会告诉你,有太多的事情要做。而当清单呈现在他们面前的时候,他们会惊讶于自己竟然同时在做这么多事情,然后很容易选择鸵鸟策略视而不见继续前行。但注意,收集完整的清单是获得控制权的第一步。创建一个清晰的项目清单,让你有信心对新的承诺说是或不是。⚠️⚠️因篇幅问题,该部分近千字无法展开,请点击阅读全文浏览)

导出所有想法保存有价值的东西整理和完善你的清单确定预期成果和时间范围进行优先级排序,审视结果

3. 和过去告别

如果从未使用过 P.A.R.A 方法,那么可以这样重新开始 —— 这是因为与其在泥塘里打滚,或者耗费了巨大的精力整理将来不一定能用到的东西,这些都会让你丧失开始的契机。所以不如和他们告别,将他们束之高阁,当需要的时候,通过搜索还是能找到他们 —— 重要的事情不会忘记,忘记的事情都不重要。

1.将现有的文件移动到一个新的文件夹中,名为 “归档[日期]”的文件夹中(带今天的日期)2.为你当前的每个项目创建文件夹。3.将所有项目文件夹移到一个新的文件夹中,名为 “项目”。4.创建一个新的 “归档 “文件夹,并将现有的文件夹移入其中。5.仅在需要时才创建新的文件夹。

4. 日常维护

图片源自 fortelabs.co


4.1 大胆的让信息在各模块之间的流转

P.A.R.A.与其他组织方式的一个关键区别是,它是一个动态的系统它的力量不是来自于深层次的 “知识 “储备,因为这些知识需要遵循严格的规则和惯例,而是来自于四个类别之间不断变化的信息流动。项目的快速更替不是一个需要管理的风险,而是我们维持这个系统的实际机制。

对于一个特定的信息(无论是一行文字、一张图片、一个完整的笔记,还是整个笔记本),都有单独的用例,可以在四个主要类别中的任意两个类别之间流动。

由于人的思维方式是网状的,而不是金字塔状的( 参考 我们如何获取信息,组织知识[5] ),所以要避免创建一大堆可能永远不会被使用的空的笔记本或文件夹,这只会让你的工作空间变得拥挤不堪。

几点注意事项:

项目和领域之间会经常变化,比如某个产品功能上线后效果不错,成为了需要长期维护的系统领域和资源之间也会变化,比如把某个兴趣爱好升级为副业不要吝惜归档,也不要认为归档是垃圾箱。许多时候当前项目的总结,会对未来的内容有用,记得去归档中寻找过去的智慧,不要重新发明轮子。

4.2 用每个当下来维护系统

这套管理系统在设计之初就是希望能降低使用成本,无需额外投入太多的精力而设计的。所以一旦你需要单独抽取大量时间来维护,则就意味着违背了这套系统的初衷。之所以这么设计,因为 “整理东西 “是人们永远不会去做的事情之一。原因很简单:

它代表着耗时的间接工作,没有明显的回报或影响。在一个项目中,你没有时间去 “停下来整理东西”,因为你需要每一分钟的空闲时间去赶工期。你也不会在项目结束后再去做,因为要去做下一个项目了。在你的部门预算中,没有专门的项目用于 “整理工作”。

因此,这种工作一拖再拖,直到达到一个崩溃点,所有的系统开始崩溃。然后,这种故障被归咎于 “缺乏生产力”。

相反,当你已经在浏览你的笔记的时候,利用这段时间,把你注意到的一个笔记转移到其他地方会更合适。我们其实每天都在这些工具上花费不少时间,这样的机会比你可能意识到的还要多。所以当时机出现时,应择机进行组织和整理工作。你可以称这种方法称为 “及时组织”(Just-In-Time Organization)。这看起来就像在你的组织结构中,随着你的发展,在你的组织结构中进行小批量的改变,而不是大批量的改变,更不是作为一种专门的努力。

不用担心把笔记从一个类别流转另一个类别是出现什么错误。没有 “完成”,因此你不必担心 “完成 “是什么样子的! 你总是有搜索作为备份工具,无论你漏掉了什么,或者放错了什么,都可以找到。一旦你开始有规律地使用这套系统,你就会频繁地与这4个分类进行互动,你就会开始注意到各种小的优化和变化,让信息更容易被未来的自己发现。

X. 个人 Notion 使用方法

Project 设定


根据上面的定义,一个 Project 至少需要一连串的事件才能完成。所以一些特别小的事情并不会进入到这个数据库。我把日常各个领域相关的 Project 都新建在一起,然后通过关联数据库来实现分类,然后通过 filter 和 view 来实现各种视图和筛选。这样好处是未来项目性质发生变化的时候,无需迁移数据库,只需要改分类就好了。每个 Project 的属性如下:

事项:项目名称,尽量保证清晰明了(对自己而言)Area 关联:在Project 数据库里面关联了 Area(下图)的数据库,用来做领域的分类。状态:未开工、进行中、跟进中(主要推进者不在我这里,或者如等收集数据之类需要时间的项目)、已完成会自动从 View 中归档。优先级:一星到三星。这样强迫自己不会出现一堆三星档时间:分为开始时间和预期结束时间分类:因为有些Area 比较庞大,所以我新建了一层分类,方便日后的管理。

Area 设定

现有 Area 的归纳,没有贪心开太多。

主要用来统计项目的数量,观察自己的精力分配。比如明显的,最近在家庭生活和人生哲学投入的精力比较少一些领域相关的标准和思考,会直接在这个领域的 Page 上进行编辑,而不是放一个项目进行关联,这样更方便查找 

Resource 设定

Resource 部分由两个数据库构成,一个用来进行内容收集( 见 ),另一个用来做分类管理,两者相互关联。

之所以这么设定,而不是在一个数据库中用 tag 做区分,是因为有些创作会直接放在这个分类中(但此时还不属于什么领域,只是单纯的记录一些东西),而内容收集的 List 里面全部都是摘录的内容,方便区分。

日常收集就是靠 Notion 的 webclip 插件来收藏到一个 list 上,待自己看完之后会和这个分类进行关联。

阅读过程中会参考 何谓渐进式总结:Progressive Summarization[6] 的方法对内容进行重点摘取,这样方便日后的复盘。同时由于个人兴趣比较多,如果订阅 Product Thinking 产品沉思录精选[7] 的朋友会能看到,这里包含了相关的方向和日常工作的方向,还有一些是纯粹的个人喜好。分类的目的是为了让自己不要过于分散继而失焦。

Index 设定

基于 P.A.R.A 系统 ,给自己设计的个人首页,作为每天工作的起点。你可以理解为给个人创建了一个工作台,每天能鸟瞰全局知道当下事情的进展。

这里 link 了 Project 的数据库,以及能看到还有一个 MindCache 来缓存自己的想法。每周日晚上,我会规划下周要进行的事情,将其在 Project 中新建并和 Area 关联;同时会把 MindCache Review 一遍,进行归档。




像大厨学习终极原则:mise en place


Mise en place[8] ,在法语中的意思是指,在烹饪前将所有的材料准备好,摆放在一个地方,让你一眼能看到。这样做不仅仅是告诉观众需要哪些食材,更重要的是帮助厨师更好更从容地烹饪。那为什么要Mise en place呢?

第一,让厨师对于这道菜有一个大局观,知道需要用什么食材和调料,有一个大致的概念,这样不容易遗忘步骤和食材。如果最后发现,桌上还剩下一种食材或者调料,那一定是哪里出了问题。 

第二,让厨师更专注于烹饪。对于新手厨师,如果你边看菜谱边做菜时,很可能会遇到如下情况:把菜放入锅里,突然发现需要10克糖,然后赶紧去取糖称重,回来时发现锅内可能已经烧焦了。但是通过Mise en place,可以极大程度地减少手忙脚乱,让我们更专注在烹饪上。 

第三,增强心理暗示。专业厨师和业余厨师很大的差别,就在于Mise en place。当你把所有食材放在一起,就等于告诉自己,我现在是一名厨师,我要把这些食材变成一道美味的菜肴。你会将对于美食的热爱,倾注在眼前的的食材中。这才是专业厨师的风范。

厨房是知识型工作的终极隐喻,因为他们也必须在紧张的时间压力下,将精雕细琢的产品提供给苛刻的观众。 所以让我们回到一些更底层的原则,来更好地理解一个好的系统,究竟需要具备哪些原则。⚠️⚠️因篇幅问题,该部分近千字无法展开,请点击阅读全文浏览)

按可操作性来组织适时地组织控制随机性复杂的系统只能生长出来,而不能建造出来注重成果交付接受不完美扁平化而非多层次


尾声

Alan Kay [9] 在 2012 年的 SCIx 上提到,每当你创造一个工具的时候,你既做了一个增强器又做了一个假肢。汽车在一定程度上增强了我们,同时在另一方面弱化了我们的身体。 虽然通过 P.A.R.A + Notion 能极大的增强我们对于「第二大脑」的建设,但是这一切的价值还是建立在「第一大脑」的背后 —— 因为所谓的知识和智慧,目前来看,只有第一大脑才能生成。

另,可以继续阅读 何谓渐进式总结:Progressive Summarization[10],解决我们有了信息组织框架之后,该如何记录笔记,增援未来的自己。


· 回复「渐进」查看「何谓渐进式总结:Progressive Summarization」

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References

[1] Tiago Forte: https://fortelabs.co/about-forte-labs
[2] Building a Second Brain: https://www.buildingasecondbrain.com/
[3] 理清领域最难的地方在于,你要坦然面对自己的内心。: https://index.pmthinking.com/dd0826476d064e3d9968b16860666df6
[4] Dead time & Live time: https://www.notion.so/Dead-time-Live-time-b3237b1cd7fb45978f39d02f845af766
[5] 我们如何获取信息,组织知识: https://www.notion.so/619b68d4a9184080a9429f24724e8c0a
[6] 何谓渐进式总结:Progressive Summarization: https://www.notion.so/Progressive-Summarization-faf06977850b46a6a7de1623ebf699f2
[7] Product Thinking 产品沉思录精选: https://www.notion.so/Product-Thinking-a601a12335044f349a22caf57f274c27
[8] Mise en place: https://www.jianshu.com/p/84145a9dec9e
[9] Alan Kay : https://www.notion.so/Alan-Kay-8d18c63887bb44d69c9074760b79f1d3
[10] 何谓渐进式总结:Progressive Summarization: https://www.notion.so/Progressive-Summarization-faf06977850b46a6a7de1623ebf699f2


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